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¿Usas Word, Excel o PowerPoint? | Trucos y Consejos Útiles
¿Usas Word, Excel o PowerPoint? | Trucos y Consejos Útiles
Buenas gente de Taringa! hoy les comparto una Info con trucos y algunos consejos a la hora de manejarnos por los programas de ofimática mas usados. Word, Excel y PowerPoint
Lo explicado en el post sirven tanto para Office 2010 y Office 2013.
Saludos!
Microsoft Word
Ajustes de copiar y pegar por defecto en Word.
Mezclar dos fuentes, interlineados distintos, colores de texto que cambian: pegar elementos de un fichero a otro de Microsoft Word puede ser una pesadilla.
Cuando haces clic derecho antes de pegar el texto, Microsoft Word propone tres opciones de pegado:Conservar formato original, Fusionar el formato, Conservar solo el texto.
Por defecto, el programa conserva el formato de la fuente cuando usas el comando Ctrl + V.
Por suerte, hay un modo de modificar la forma en que se copian y pegan los textos, desde las Opciones avanzadas. La clave: modificar el comportamiento por defecto de Windows para no tener que hacerlo cada vez que pegas un texto.
Para adaptar siempre el texto importado al formato del documento Word, hay que activar la opción Conservar sólo el texto como por defecto. Ello te simplificará mucho pegar elementos desde otros documentos.
Para hacerlo, haz clic en Archivo, arriba a la izquierda, Opciones, y luego en Opciones avanzadas. Ve a la sección Cortar, copiar y pegar. Elige la opción Conservar solo el texto y haz clic en Aceptar.
Ajusta a mano el interlineado y los espacios entre párrafos.
En Microsoft Word, ajustar los espacios entre párrafos de forma precisa usando sólo la tecla Enter no es posible. Pero hay otra forma de hacerlo...
Imagina que quieres ajustar el aspecto de tu CV... veamos cómo ajustar a mano los espacios entre sus párrafos.
Selecciona la parte del texto que quieras, asegurándote que esta selección incluye espacio, haz clic derecho y luego haz clic sobre Párrafo.
Elige la opción Espaciado dentro de Sangría y espaciado.Aquí puedes ajustar manualmente los espacios que preceden y siguen a cada uno de los dos párrafos.
Modifica cómo pasar de mayúsculas a minúsculas en algunos clics.
Además de poder pasar a mayúsculas en un clic, la opción Modificar caso, te da la opción de poner en mayúsculas una letra de cada palabra o la primera de cada frase.
Selecciona las palabras que quieres formatear (si es una sola palabra, simplemente pon el cursor sobre ella). Ve a la pestaña de inicio de Office, luego haz clic sobre el pequeño icono Aa.
Verás una lista con 5 opciones: Mayúsculas al inicio de cada frase, Mayúsculas, Primera letra de cada palabra en mayúsculas e Invertir mayúsculas/minúsculas. Elige el formato que te convenga.
Crea automáticamente una tabla de contenidos.
Para crear una tabla de contenidos práctica de consultar en Microsoft Word, no existe gran misterio. Necesitasrespetar los diferentes estilos propuestos por Microsoft Office y, antes de crear cualquier documento, recordar pensar en la estructura del texto completo.
Título 1, cuerpo del texto, subtítulos: los estilos predefinidos son claros y no deberían suponer grandes problemas.
Llega el momento de crear la propia tabla de contenidos. Para hacerlo, haz clic en el lugar en que quieres colocar la página (normalmente tras la portada o al final del documento). Haz clic luego en Referencias, y después en Tabla de contenidos para seleccionar una tabla automática.
Mueve párrafos enteros sin ningún problema.
Utilizar correctamente los distintos estilos de Word te permite, no sólo crear tablas de contenidos en unos clics, sino también desplazar párrafos enteros sin afectar para nada la disposición del documento. La solución se llama Esquema. Veamos a continuación cómo se activa.
Dentro del menú Vista, haz clic en Esquema.
Además de ofrecer una visión general del documento final, esta pantalla permite mover párrafos enteros sin afectar al formato. En otras palabras, puedes reorganizar los títulos y el texto hacia arriba o hacia abajo.
Eliminar el menú que aparece cuando seleccionas un texto.
Entre los elementos habituales en Microsoft Word, se encuentra la pequeña barra de herramientas que se abre automáticamente cada vez que seleccionas un texto.
El menú propone accesos directos a las opciones de edición más habituales: tamaño, color, etc. Sobre el papel, parece muy práctico, pero a la hora de usarla, es complicado saber qué es ese menú, durante cuánto tiempo está visible o dónde hay que apuntar para que se abra.
Es por ello que si quieres deshacerte del menú, puedes: haz clic en Archivo, Opciones, luego en General. Ahí, desactiva la casilla Mostrar barra de herramientas al seleccionar. Y listo.
Microsoft Excel
Copiar el contenido de una celda
Para copiar el contenido de una cela a otras adyacentes rápidamente, da un clic en el pequeño cuadrado del vértice inferior izquierdo y sin soltar el botón arrastra sobre las celdas donde se quiere pegar.
Es posible pegar el valor, pero también solo el formato, para eso da un clic en el icono que aparece de "Opciones de autorrelleno" y selecciona lo que se necesite pegar.
Otras opciones son:
• Copiar el valor de una celda superior: CONTROL + J
• Copiar el valor de la celda a la izquierda: CONTROL + D
Crear tablas y gráficos mas fácil en Excel
Crear una tabla en Excel seleccionando los datos es algo sencillo, se puede escoger entre varios estilos y posteriormente personalizarla.
Para crear una tabla selecciona las celdas que contienen los valores. En la sección Estilos de la ficha Inicio da un clic en: "Dar formato como tabla".
En el menú escoge uno de los estilos. Si no quedas satisfecho usa las teclas CONTROL + Z y vuelve a comenzar.
Guíate por la siguiente imagen de ejemplo:
Usar el formato condicional en las tablas de Excel
El formato condicional es simplemente darle un formato diferente a cada celda, de acuerdo a su valor.
En la siguiente imagen de ejemplo se muestra cómo usarlo en una columna de una tabla, para mostrarnos de color verde los valores óptimos (en este ejemplo) y en una escala que va hasta el rojo con los valores mínimos, las otras celdas.
Crear un gráfico en Excel con los valores de las celdas seleccionadas
Para crear un gráfico rápidamente que se abra en una nueva pestaña, solo selecciona las celdas que contienen los valores y presiona la tecla F11.
Prueba varias combinaciones seleccionando áreas diferentes.
Posteriormente para personalizar el grafico a tu gusto usa la ficha: "Herramientas de gráficos".
Una opción aún más sencilla es incrustar un gráfico en la misma hoja, para eso usa las teclas: ALT + F1.
Microsoft PowerPoint
Asegúrate de que tus fuentes se abren correctamente en cualquier equipo
Si a ti, como a mí, te da miedo que el diseño de tu presentación se altere, este pequeño truco te será muy útil.
¿Por qué PowerPoint no abre correctamente las fuentes en el un determinado PC? Probablemente, porque las fuentes que usaste en tu ordenador no están instaladas en el ordenador donde abres la presentación.
Hay una sola solución para ver tu presentación sin sorpresas: incrustar las fuentes necesarias. El archivo final será más grande, pero a mi entender, es un mal menor.
Para hacerlo, entra en Archivo>Opciones>Guardar, luego en la sección Conservar las funcionalidades al compartir esta presentación, activa la casilla Incrustar las fuentes en el archivo.
Añadir notas al modo Presentador antes de la reunión
Una vez que lista la presentación, hay que pensar en su control. Si el documento se proyecta usando un proyector, una segunda pantalla puede permitir usar tu equipo de forma práctica, Una vez que lista la presentación, hay que pensar en su control. Si el documento se proyecta usando un proyector, una segunda pantalla puede permitir usar tu equipo de forma práctica, sacando partido del modo Presentador.
Antes de comenzar la presentación, asegúrate de que el modo Presentador está activado correctamente, en el menú Presentación.
Obviamente, deben haber conectados mas de un monitor.
Las anotaciones no se verán en el proyector: se abrirán solo en la segunda pantalla. Piensa pues, en todo lo que pueda ser útil mostrar al público. Para hacerlo, abre la pestaña Ver, y luego Notas.
Bajo las diapositivas, aparecerá un campo en el que puedes anotar tus observaciones y lo que quieras recordar en tu PowerPoint.
Ten en cuenta que el modo Presentador propone otras prácticas opciones para lograr que tu presentación sea más dinámica. El primer icono a la izquierda de la pantalla permite indicar con precisión lo que quieres comentar; la lupa de aumento sirve para hacer zoom durante la presentación; el cepillo, para anotar directamente sobre el documento.
Crea una identidad visual potente con ayuda de tu propia paleta de colores
La mayoría de presentaciones PowerPoint que he visto son generalmente cansinas. ¿Qué distingue a una buena presentación de una normal? El aspecto gráfico, que con los colores tiene un papel primordial.
Para evitar los problemas con el mal gusto o los colores que no combinan bien, puedes consultar la web de Color Blender, algo austera pero que funciona de maravilla.
Para crear paletas de colores homogéneos con Color Blender, hay tres pasos: elige un primer color de referencia sigue con un segundo y define a continuación la cantidad de tonos que quieres usar. La herramienta te facilitará los códigos hexadecimales, RVB y RGB que puedes usar en la presentación.
Crea un vídeo de tu PowerPoint
¿No tienes confianza en tu PowerPoint? ¿Por qué no exportas tu presentación en vídeo y ves los problemas de diseño y fuentes no disponibles?
No hay nada más simple: abre la pestaña Archivo > Exportar > Crear vídeo.
Elige la calidad del archivo, la carpeta de destino del vídeo y, si quieres, el tiempo en que estará visible cada diapositiva.
Esta técnica puede también usarse para dar continuidad tras la reunión, enviándose como adjunto en un correo electrónico. Gracias al vídeo, los destinatarios no tendrán que hacer clic para pasar de una diapositiva a otra.
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